Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejsza informacja opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Pracownię Diagnostyczną Neureka, w szczególności w związku z kontaktem z Pracownią, rezerwacją wizyt oraz prowadzeniem diagnozy dzieci, młodzieży i osób dorosłych w kierunku ADHD i spektrum autyzmu.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Neureka Katarzyna Bojarska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Neureka Katarzyna Bojarska, adres: ul. Krupnicza 5/1, 50-075 Wrocław, NIP: 9271922762, REGON: 545095168, adres e-mail: kontakt@pracownianeureka.pl, telefon: 531 700 111.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym wyżej adresem e-mail lub adresem korespondencyjnym.

2. Czyje dane przetwarzamy?

Możemy przetwarzać dane:

• osoby korzystającej z diagnozy;
• dziecka lub nastolatka uczestniczącego w diagnozie;
• rodziców, opiekunów prawnych lub innych przedstawicieli ustawowych;
• osoby dokonującej płatności albo zawierającej umowę;
• osób przekazujących informacje pomocne w diagnozie, np. członków rodziny, nauczycieli, pedagogów, psychologów, lekarzy albo innych specjalistów.

3. Jakie dane przetwarzamy?

W zależności od zakresu usługi możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko, datę urodzenia, wiek oraz inne dane identyfikacyjne;
• dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny;
• dane rodzica, opiekuna prawnego, osoby kontaktowej lub płatnika;
• informacje dotyczące rozwoju, funkcjonowania psychicznego, zdrowia, edukacji, sytuacji rodzinnej i społecznej;
• informacje o wcześniejszych diagnozach, leczeniu, przyjmowanych lekach i korzystaniu z pomocy specjalistycznej;
• odpowiedzi udzielone w wywiadach, kwestionariuszach i testach diagnostycznych;
• wyniki testów, obserwacje diagnostyczne, notatki specjalisty, opinie, zaświadczenia i raporty;
• dokumenty przekazane przez osobę badaną lub jej przedstawiciela, np. wcześniejsze opinie, dokumentację medyczną, informacje ze szkoły, poradni lub od innych specjalistów;
• dane rozliczeniowe i informacje dotyczące płatności;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, np. adres IP, data i czas połączenia, informacje zapisywane w logach serwera oraz dane związane z plikami cookies, jeżeli są wykorzystywane na stronie.

Nie prosimy o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do realizacji usługi diagnostycznej.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Kontakt i umawianie wizyt

Dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub zapytanie;
• przedstawienia informacji dotyczących diagnozy;
• ustalenia terminu wizyty;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy. W niektórych przypadkach podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bieżącej komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami Pracowni.

Rezerwacja wizyty i wykonanie usługi diagnostycznej

Dane są przetwarzane w celu:

• przyjęcia zgłoszenia;
• ustalenia zakresu usługi;
• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usługi diagnostycznej;
• organizacji spotkań diagnostycznych;
• kontaktu w sprawach związanych z realizacją usługi.

Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Przeprowadzenie procesu diagnostycznego

Dane są przetwarzane w celu:

• przeprowadzenia wywiadu i konsultacji;
• wykonania testów, kwestionariuszy i obserwacji diagnostycznych;
• oceny funkcjonowania osoby badanej;
• przeprowadzenia diagnozy w kierunku ADHD lub spektrum autyzmu;
• przygotowania opinii, raportu, informacji zwrotnej lub zaleceń;
• prowadzenia dokumentacji związanej z udzieloną usługą.

Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy o usługę diagnostyczną.

W zakresie danych szczególnych kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia, rozwoju, funkcjonowania psychicznego, wcześniejszych diagnoz, leczenia lub korzystania z pomocy specjalistycznej, podstawą przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do przeprowadzenia diagnozy lub świadczenia usług związanych z oceną funkcjonowania psychologicznego, a dane są przetwarzane przez osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej albo na ich odpowiedzialność.

Jeżeli w określonych sytuacjach przetwarzanie danych szczególnych kategorii wymaga odrębnej wyraźnej zgody, Pracownia poprosi o jej udzielenie. Taka zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może jednak uniemożliwić dalsze prowadzenie procesu diagnostycznego, jeżeli dane są niezbędne do wykonania usługi.

Uzyskiwanie informacji od innych osób lub instytucji

W toku diagnozy, za wiedzą osoby badanej lub jej przedstawiciela ustawowego, Pracownia może korzystać z informacji przekazanych przez inne osoby lub instytucje, np. szkołę, poradnię, lekarza, psychologa, pedagoga, nauczyciela lub członka rodziny.

Dane te są przetwarzane w celu uzupełnienia procesu diagnostycznego i rzetelnej oceny funkcjonowania osoby badanej.

Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy o usługę diagnostyczną, a w uzasadnionych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu rzetelności procesu diagnostycznego. W zakresie danych szczególnych kategorii podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO albo, jeżeli jest to wymagane, wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, lub jej przedstawiciela ustawowego.

Jeżeli do uzyskania informacji od innej osoby lub instytucji potrzebne jest odrębne upoważnienie albo zgoda, Pracownia poprosi o ich udzielenie.

Prowadzenie dokumentacji i wykonywanie obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych przepisów mających zastosowanie do działalności Pracowni.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

Pracownia nie prowadzi dokumentacji medycznej w rozumieniu przepisów dotyczących podmiotów udzielających świadczeń zdrowotnych, chyba że z przepisów prawa lub charakteru konkretnej usługi wynika inaczej. Dokumentacja diagnostyczna jest przechowywana zgodnie z zasadami wskazanymi w niniejszej informacji.

Jeżeli w przyszłości zakres działalności Pracowni będzie obejmował świadczenia, dla których przepisy prawa wymagają prowadzenia dokumentacji medycznej, taka dokumentacja będzie przechowywana przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa.

Rozliczenia

Dane są przetwarzane w celu wystawiania faktur, prowadzenia księgowości i dokumentacji podatkowej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ochrony praw Administratora oraz osoby korzystającej z usług, w szczególności w przypadku potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw i dochodzeniu roszczeń. W odniesieniu do danych szczególnych kategorii podstawą przetwarzania może być art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Bezpieczeństwo strony i systemów informatycznych

Dane techniczne i logi serwera mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej, zapobiegania nadużyciom, wykrywania błędów oraz ochrony systemów informatycznych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa strony i wykorzystywanych systemów.

Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie. Mogą one służyć w szczególności zapewnieniu prawidłowego działania strony, zapamiętywaniu ustawień użytkownika, prowadzeniu podstawowych statystyk lub, jeżeli takie narzędzia są stosowane, celom analitycznym i marketingowym.

Szczegółowe informacje o zakresie wykorzystywania plików cookies, celach ich stosowania oraz możliwości zmiany ustawień powinny być opisane w odrębnej Polityce cookies.

5. Skąd pozyskujemy dane?

Dane są pozyskiwane:

• bezpośrednio od osoby korzystającej z diagnozy;
• od rodzica, opiekuna prawnego lub innego przedstawiciela ustawowego;
• z dokumentów przedstawionych w toku diagnozy;
• od innych osób lub instytucji, np. szkoły, poradni, lekarza, psychologa, pedagoga, nauczyciela albo innego specjalisty – wyłącznie jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna, zgoda lub upoważnienie do przekazania informacji.

Jeżeli dane dotyczące osoby badanej zostały przekazane przez inną osobę, możemy przetwarzać m.in. dane dotyczące rozwoju, zachowania, zdrowia, edukacji i codziennego funkcjonowania.

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny na zasadach określonych w art. 14 RODO, chyba że osoba ta dysponuje już tymi informacjami albo zastosowanie ma inny wyjątek przewidziany w RODO.

6. Komu możemy udostępniać dane?

Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują ich do wykonywania swoich zadań, w szczególności:

• psychologowie, lekarze i inni specjaliści uczestniczący w procesie diagnostycznym;
• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Pracowni;
• dostawcy systemów informatycznych, poczty elektronicznej, hostingu, systemów rezerwacji wizyt i przechowywania danych;
• dostawcy narzędzi i platform służących do przeprowadzania lub opracowywania testów diagnostycznych;
• biuro księgowe, doradcy podatkowi, prawni lub ubezpieczyciele;
• operatorzy płatności, banki, podmioty pocztowe i kurierskie;
• organy publiczne i sądy, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i są zobowiązane do zapewnienia poufności oraz bezpieczeństwa danych.

Wyniki diagnozy, opinie i raporty nie są przekazywane szkole, pracodawcy, członkom rodziny ani innym specjalistom bez odpowiedniej podstawy prawnej, upoważnienia osoby badanej lub jej przedstawiciela ustawowego, chyba że obowiązek przekazania informacji wynika z przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych, poczty elektronicznej, systemów rezerwacji, analityki internetowej, usług chmurowych lub innych usług dostawców technologicznych doszłoby do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, będzie się to odbywać wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami prawa.

8. Jak długo przechowujemy dane?

Dane są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celu, w którym zostały zebrane:

• dane związane z zapytaniami, po których nie doszło do rozpoczęcia diagnozy – przez 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione potrzebą ochrony roszczeń lub kontynuacją kontaktu z osobą zainteresowaną usługą;
• dane związane z rezerwacją i wykonaniem umowy – przez okres realizacji usługi, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumentacja diagnostyczna niemająca statusu dokumentacji medycznej – przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym została sporządzona, nie dłużej niż przez 10 lat od zakończenia procesu diagnostycznego, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne ze względu na obowiązek prawny, ochronę roszczeń lub ważny interes osoby badanej;
• jeżeli z przepisów prawa lub charakteru konkretnej usługi wynikałby obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej – przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa, co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków;
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat, licząc od końca właściwego roku podatkowego;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, przy czym dane mogą być następnie przechowywane, jeżeli istnieje inna podstawa prawna, np. obowiązek prawny albo potrzeba ochrony roszczeń;
• logi techniczne – przez 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom lub dochodzenia roszczeń.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• żądania usunięcia danych;
• żądania ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. Prawo do usunięcia danych może nie mieć zastosowania, gdy dalsze przechowywanie dokumentacji jest wymagane przepisami prawa albo jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach określonych w RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

Wniosek dotyczący danych można przesłać na adres: kontakt@pracownianeureka.pl.

Przed realizacją wniosku Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

10. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak przekazanie danych niezbędnych do kontaktu, zawarcia umowy i przeprowadzenia diagnozy jest warunkiem wykonania usługi.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić umówienie wizyty, przeprowadzenie pełnego procesu diagnostycznego albo sporządzenie opinii lub raportu.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec osoby decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

Wyniki testów komputerowych są każdorazowo analizowane i interpretowane przez osobę prowadzącą diagnozę i nie stanowią samodzielnej decyzji diagnostycznej.

13. Dane dzieci i młodzieży

Informacje dotyczące przetwarzania danych dziecka są przekazywane jego przedstawicielowi ustawowemu.

Stosownie do wieku i stopnia dojrzałości dziecka lub nastolatka Pracownia przekazuje mu również informacje o zasadach poufności i przetwarzania danych w jasnej, zrozumiałej formie.

14. Poufność i bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.

Osoby prowadzące diagnozę i mające dostęp do dokumentacji są zobowiązane do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

15. Zmiany informacji

Niniejsza informacja może zostać zmieniona w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług, wykorzystywanych narzędzi lub sposobów przetwarzania danych.

Data ostatniej aktualizacji: 03.07.2026 r.